Tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel

Om de prestaties van het intern personeel van uw ESF-project correct te registreren, bent u verplicht om de tijdsregistratie-applicatie te gebruiken. Deze werkwijze vervangt de handtekeningen op een papieren aanwezigheidslijst. Zo helpt u mee aan een meer digitale en duurzame overheid.

Enkel door een correcte registratie van de prestaties van het intern personeel in deze applicatie kan u subsidies ontvangen voor uw ESF-project. Deze werkwijze biedt u rechtszekerheid over de gesubsidieerde uren. Een andere wijze van registreren is niet toegelaten.

Vooraleer u de tijdsregistratie applicatie kan gebruiken, dient u ter voorbereiding de nodige toegangen te regelen.

Toegangen ACM/IDM

ACM/IDM is het Toegangs- (ACM) en Gebruikersbeheer (IDM) van de Vlaamse overheid. Enkel wie gekend is in het ACM/IDM-systeem, kan ook effectief met de tijdsregistratie-applicatie aan de slag.

Deze voorbereidende stap is niet alleen noodzakelijk ter voorbereiding van het werken met deze applicatie, maar is ook in de toekomst nuttig aangezien de nieuwe ESF-applicatie ook met ACM/IDM-toegangen zal werken.

Om de toegangen te regelen, zet u de lokale beheerder van uw organisatie (= organisatie van de promotor en partnerorganisaties) aan het werk. In het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid heeft elke entiteit of organisatie een eigen lokale beheerder. Deze kan voor zijn of haar organisatie de gebruikers en hun gebruikersrechten beheren: gebruikers toevoegen, gebruikersrechten toekennen of terug verwijderen, de looptijd van gebruikersrechten aanpassen, … Indien u niet weet wie de lokale beheerder is van uw organisatie, kunt u contact opnemen met esfsupportTR@vlaanderen.be. De lokale beheerder en hoofdtoegangbeheerders kunnen steeds gewijzigd worden (zie stap-voor-stap-gids onderaan).

De lokale beheerder van uw organisatie dient onderstaande personen volgende rol te geven voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ aan de hand van onderstaande informatie:

persoon rol/gebruikersrecht info doorgeven aan de lokale beheerder
Projectverantwoordelijken = alle personen die operationeel het project gaan opvolgen bij de promotor en de partner (zorg steeds voor een back-up!) DWSE-organisatieverantwoordelijke

Rijksregisternummer

Naam

Emailadres

projectmedewerker DWSE-projectmedewerker

Rijksregisternummer

Naam

Emailadres

leidinggevende DWSE-projectverantwoordelijke

Rijksregisternummer

Naam

Emailadres

 

U dient dus om deze stap te kunnen uitvoeren, eerst al deze informatie zo veel mogelijk te verzamelen en door te geven aan uw lokale beheerder.

Eens uw lokale beheerder alle nodige rechten heeft toegevoegd, kan het registreren in de applicatie beginnen. Zolang de toegangen nog niet geregeld zijn, is het niet mogelijk om te registreren!

Telkens wanneer er tijdens de uitvoering van uw project nieuwe projectverantwoordelijken of andere personen bijkomen, zal u telkens uw lokale beheerder moeten vragen om het nodige te doen vooraleer deze personen effectief aan de slag kunnen in de applicatie.

De rechten die u gekregen heeft in de esf-applicatie (organisatie- of projectverantwoordelijke), staan compleet los van deze aparte nieuwe rechten die u voor deze tijdsregistratie-applicatie moet krijgen.

Heeft u nog geen lokale beheerder?

Indien uw organisatie heeft nog geen lokale beheerder aangesteld, dan moet er eerst een hoofd lokale beheerder aangesteld worden. Deze persoon krijgt van uw organisatie de verantwoordelijkheid vanuit de bestuurders (RvB, directie,…) om de gebruikersrechten van alle medewerkers in uw organisatie toe te kennen. De hoofd lokale beheerder kan dan op zijn beurt lokale beheerders aanstellen. De lokale beheerder en hoofdtoegangbeheerders kunnen steeds gewijzigd worden.

U vindt de nodige info via deze website of aan de hand van de stap-voor-stap-gids die u hieronder in bijlage vindt.

Via deze weg kunnen ook hoofdtoegangbeheerders gewijzigd worden of co-hoofdtoegangbeheerders toegevoegd worden.

Gebruik van de tijdsregistratie-applicatie

als projectverantwoordelijke

In onderstaande video leert u hoe u als projectverantwoordelijke de applicatie gebruikt. In de applicatie gaat u als orojectverantwoordelijke van de promotor of partner de interne personeelsleden toevoegen en wijst u aan hen telkens ook een leidinggevende toe. De projectverantwoordelijke van een partnerorganisatie ziet enkel de medewerkers met leidinggevenden en prestaties van zijn eigen organisatie. De projectverantwoordelijke van de promotor ziet alle projectmedewerkers en leidinggevenden van zowel de eigen organisatie als alle partnerorganisaties. De projectverantwoordelijke van de promotor is gemachtigd om de registraties aan ESF te bezorgen. De projectverantwoordelijke van de partner kan enkel zijn gegevens bezorgen aan de promotor. Meer gedetailleerde uitleg vindt u in het draaiboek (zie bijlage). 

 

als projectmedewerker

In onderstaande video leert u hoe u als projectmedewerker de applicatie gebruikt. In de applicatie gaat u uw projectprestaties registreren. Meer gedetailleerde uitleg vindt u in het draaiboek (zie bijlage).

 

als leidinggevende

In onderstaande video leert u hoe u als leidinggevende de applicatie gebruikt. In de applicatie gaat u de tijdsregistraties van de aan u gekoppelde projectmedewerkers goedkeuren of weigeren. Meer gedetailleerde uitleg vindt u in het draaiboek (zie bijlage).

 

Vragen?

In geval van vragen over de tijdsregistratie-applicatie (andere dan vragen i.v.m. lokale beheerder en/of gebruikersrechten) of technische problemen, kunt u terecht op: esfsupportTR@vlaanderen.be.

Als u van de beste ondersteuning wil gebruik maken, vragen wij u de app ‘teamviewer’ op uw smartphone of tablet of pc te installeren. Hoe u teamviewer opstart, vindt u in de PDF in bijlage.

In de FAQ in bijlage vindt u de tot nu toe gestelde vragen inclusief antwoorden.

In geval van vragen i.v.m. lokale beheerder en/of gebruikersrechten: bel naar 1700.  Zij kunnen u doorgeven wie bij uw organisatie toegang heeft tot het VO-gebruikersbeheer.

Bijlagen: