Tijdsregistratie-applicatie

Voortaan werkt ESF Vlaanderen voor het registreren van de tijd van deelnemers en personeelsleden met een gloednieuwe applicatie. Deze werkwijze vervangt de handtekeningen op een papieren aanwezigheidslijst. Zo helpen we mee aan een meer digitale en duurzame overheid. Om een subsidie te ontvangen, is het essentieel om correct en volledig te registreren. De specifieke vereisten rond registratie variëren van oproep tot oproep en u vindt ze in de respectievelijke oproepfiches. Deze werkwijze biedt alle projecten die op deze manier moeten werken, rechtszekerheid over de gesubsidieerde uren.

De tijdsregistratie-applicatie wordt gebruikt in twee gevallen:

  • Voor het registreren van deelnemers in opleidingsprojecten (oproep 473, oproep 505)
  • Voor het registreren van intern personeel (oproep 472 en alle volgende)

 

                   

 

NIEUW! Tweewekelijks vragenuurtje en maandelijkse infosessies

 

Nieuwe functionaliteiten sinds 25/02/2021

In de module voor de registratie van opleidingsprojecten:

  • Is het nu mogelijk om dezelfde opleiding meerdere keren te plannen op hetzelfde tijdstip (indien het verschillende opleiders en deelnemers zijn)

In de module voor de registratie van intern personeel :

  • Is een module voorzien om indicatoren van de deelnemers in te geven

In gebruikersbeheer vindt u dit terug onder 'Indicatoren aanvullen'.
  
Hier moet de promotor de indicatoren invullen van de deelnemers van zijn opleidingen.   Dit vervangt het mail verkeer met excel bladen met de indicatoren.
Deze gegevens moeten worden ingevuld, zodat esf deze zelf kan opladen in het MLP systeem van de VDAB.

Nieuwe functionaliteiten sinds 22/02/2021

In de module voor de registratie van intern personeel :

  • Kan de medewerker nu de datum van de prestatie nog wijzigen
     
  • Is er een  rechtzetting gebeurd voor volgende problemen:

-het probleem dat projectmedewerkers projecten dubbel zagen staan
-dat de promotor meerdere keren dezelfde projectmedewerker kon toevoegen aan het project
-dat het overzicht van de deelnemers niet meer correct was waardoor hij/zij vanuit het overzicht niet meer naar het detail van de prestatie of toewijzing kon navigeren

Hierdoor werden alle medewerkers waar geen prestaties of toewijzingen waren ingebracht verwijderd : die moeten terug ingebracht worden.
In een laatste stap zal er nog een ontdubbeling gebeuren van de prestaties-toewijzingen wanneer deze op verschillende dezelfde medewerkers geregistreerd waren.

Nieuwe functionaliteiten sinds 29/01/2021

In de module voor de registratie van opleidingsprojecten:

  • In het archief is een filter toegevoegd om de heropende opleidingssessies te selecteren.

In de module voor de registratie van intern personeel :

  • De QR code wordt niet langer verstuurd aan  een medewerker – leidinggevende  als deze de eerste keer geregistreerd wordt door de promotor bij een project in de app.

In alle modules:

  • Personen die bij een vestiging geregistreerd zijn, kunnen enkel de projecten van die vestiging zien.
  • Verder gebeurden een aantal fixes en een aanpassing-verstrenging van security op vlak van rijksregisternummer.
Nieuwe functionaliteiten sinds 15/01/2021

In de module voor de registratie van opleidingsprojecten is het nu mogelijk om:

  • sessies na indiening bij ESF te heropenen en te wijzigen (mits toelating van ESF)
  • geplande sessies die niet doorgegaan zijn, te verwijderen

In de module voor de registratie van intern personeel :

  • zijn de controles bij toewijzingen aangepast voor een correcte implementatie 4-ogen principe

In de module voor de registratie van opleidingsprojecten en  intern personeel :

  • is een eerste versie archief voorzien,  voor het tonen van alle opleidingen – prestaties – toewijzingen
  • is een oplossing opgenomen voor het probleem dat bij organisaties doelgroep ‘lokaal bestuur’ en ‘vlaamse overheid’ geen projecten getoond werden als dwse-organisatieverantwoordelijke voor meerdere maatregelen was toegekend.
Nieuwe functionaliteiten sinds 14/12/2020

In de module voor de registratie van opleidingsprojecten:

  • kunnen er vanaf nu meer dan 2 opleidingssessies van een zelfde opleiding per dag ingegeven worden, zij het wel geen meerdere tegelijkertijd. Dit maakt het mogelijk om kortere (micro-)opleidingen in te brengen, zij het wel niet tegelijkertijd.
  • blijven opleidingssessies uit het verleden zichtbaar met bijhorende statussen: gepland, in uitvoering, uitgevoerd, ingediend bij ESF.

In de module voor het registreren van intern personeel zijn er wijzigingen op vlak van de toewijzingen:

Er zijn twee extra velden bijgekomen ‘berekeningswijze’ en ‘activiteit in het project’. In geval van eerdere toewijzingen die reeds ingediend waren bij ESF, dienen deze velden niet meer aangevuld te worden. Deze info wordt in dat geval opgevraagd bij de rapportbeoordeling.
In geval een bij ESF ingediende toewijzing aangepast moet worden, kan ESF op uw vraag de eerdere toewijzing archiveren, waarna u de gewijzigde toewijzing opnieuw kan invoeren. Neem hiervoor contact op met de helpdesk esfsupportTR@vlaanderen.be. Vermeld steeds het projectnummer.